HURT-Archivservice

Informationen

Was kann eingelagert/ archiviert werden?

Zum Beispiel:

Wie kann eingelagert werden?

Es kann jeweils ein Karton für die Archivierung (5er Karton/ 5 Ordner), wie auch für Röntgenbilder (Fassungsvolumen bis ca. 16 Kg) über Hurt Aktenvernichtung bezogen werden.

Der Archivkarton hat folgende Maße

Innenmaß         Länge x Breite x Höhe   395 x 320 x 285 mm

Außenmaß        Länge x Breite x Höhe   428 x 335 x 300 mm

Der Röntgenbilderkarton hat folgende Maße

Innenmaß         Länge x Breite x Höhe   469 x 185 x 435 mm

Außenmaß        Länge x Breite x Höhe   499 x 197 x 445 mm

Der Archivkarton hat ein Aufnahmevolumen von 5 Breitrückenordnern und die Möglichkeit, durch eine Plombe gesichert zu werden. Eine Öffnung des Kartons von außen ist durch die innenliegende Faltung nicht möglich.

Kundeneigene Kartons:

Es können Grundsätzlich alle eingelagert werden, jedoch sollten die Maße der Kartons stets angegeben werden um eine optimale Ausnutzung der Lagerfläche zu gewährleisten.

Gitterboxen:

Bei Gitterboxen ist es wichtig, dass diese nicht überfüllt sind, d.h. die Gitterboxen müssen stapelbar sein.

Paletten:

Werden Paletten durch den Kunden verpackt oder sollten kundeneigene Kartons Verwendung finden so muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Palettenhöhe 120cm nicht übersteigt, da in unserem Lagersystem eine Stapelung der Paletten eine optimale Lagerflächen-Nutzung garantiert. Kartons dürfen nicht überstehen.

Was kann erfasst werden?

Zusätzlicher Service von Hurt

In Abstimmung mit dem Kunden und unserem Hurt Ansprechpartner erfolgt vor Beginn der Auslagerung die Aufnahme des umzulagernden Bestandes, sowie die logistische Situation und Gegebenheiten vor Ort. Gemeinsam wird ein Umsetzungsplan festgelegt.

Logistik und Umsetzung

Im Archiv wird eine detaillierte Erfassung gemäß den Vorgaben des Kunden vorgenommen und das Archivgut einem zugeordneten Palettenstellplatz zugewiesen.

Wie kann der Kunde Dokumente anfordern?

Anhand eigener angefertigter Listen und der Zuordnung der Kartons zu den Paletten und Stellplätzen ist eine schnelle Auffindbarkeit und Auslagerung gewährleistet. 

Zudem kann der Kunde jederzeit zu unseren Öffnungszeiten Zugriff auf seine Akten haben.

Bring- und Holservice / Zustellung von Akten:

Die Hurt Aktenvernichtung GmbH & Co. KG bietet eine moderne Logistik und die qualifizierte Lagerung Ihrer Aktenarchive. Mit unserem individuellen und flexiblen Zugriffsservice sorgen wir für die problemlose und schnelle Bereitstellung aller Dokumente.

Für die Zustellung von angeforderten Akten gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten, je nach Kundenwunsch oder Entfernung:

Jeglicher Vorgang wird durch einen Lieferschein protokoliert.

Wo bzw. wie wird das Material gelagert?

Das Sicherheitsarchiv befindet sich in einem vollständig umzäunten Grundstück, ist alarmgesichert und durch Zutrittsberechtigungen nur von berechtigten Mitarbeitern zu öffnen. Es befindet sich in unmittelbarer Nähe (Nachbargrundstück) zur Hauptverwaltung und ist somit von der Aktenvernichtung räumlich getrennt. Eine regelmäßige Überwachung und Kontrolle ist zu den normalen Geschäftszeiten gegeben. Das Sicherheitsarchiv ist mit einbruchgesicherten Fenstern, Türen mit RFID-Chip, Alarmanlage, Bewegungsmeldern sowie Kameraüberwachung (mit Aufzeichnung) ausgestattet. Die gesamte Sicherheits- und Überwachungstechnik ist auf dem neuesten Stand der Technik (BJ 2017). Die zusätzliche Überwachung durch einen Sicherheitsdienst unterstützt die zuverlässige Einhaltung des Zutritts für Unberechtigte zu jederzeit. Es findet zudem eine kontinuierliche Überwachung der Luftfeuchte statt, um ein ideales Raumklima für die Aktenbestände zu gewährleisten.

Das Betreten des Archives ist nur nach vorheriger Anmeldung am Empfang und nach Unterzeichnung einer Datenschutzverpflichtungserklärung und der Information auf das Datengeheimnis in Begleitung eines berechtigten Mitarbeiters möglich.

Bei Hurt Aktenvernichtung GmbH & Co. KG beschäftigte Mitarbeiter sind alle auf den Datenschutz verpflichtet und müssen in regelmäßigen Abständen ein Führungszeugnis ohne Eintragungen vorlegen. Die Mitarbeiter wurden zudem vom Polizeipräsidium Konstanz einer Zuverlässigkeitsprüfung ohne Beanstandungen unterzogen.

Die Lagereinheit bei der Archivierung wird auf Europaletten vorgenommen. Diese werden über stapelbare Palettenrahmen über drei Ebenen gelagert. Jede Palette erhält bei der Einlagerung eine Zuordnung mit den auf ihr befindlichen Archivkartons. Die Palette wird dann (ebenfalls mit Barcode versehen) einem festen Standort im Hallenkataster registriert und verwaltet. Dies alles ist in der „Verfahrensanweisung Archivierung“ detailliert aufgeführt und erläutert. Das Archiv verfügt über eine gesamte Kapazität von über 600 Europaletten. Weitere 160 Stellplätze befinden sich im Stammhaus. Diese Kapazität entspricht ca. 14 lfd. Kilometer Lagerfläche.

Die Überprüfung des Sicherheitsarchives durch den Auftraggeber ist jederzeit auch ohne Vorankündigung zu den üblichen Geschäftszeiten möglich.

Nach welchen Standards werden die Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet?

Die Vernichtung der Aktenbestände wird nach DIN 66399 Schutzklasse2 / Sicherheitsstufe P-4 ausgeführt. Eine Vernichtungsbescheinigung wird dem Auftraggeber nach expliziter Freigabe nach den Vorgaben der DIN 66399 erstellt.

Eine Vernichtung nach der Schutzklasse 3/ Sicherheitsstufe P-4 ist ebenso möglich.